come ricordarsi meglio di cio che si è letto

ho deciso di fare questo sito perché ad un certo punto mi sono reso conto di leggere tante cose interessanti, e di dimenticare la maggior parte del tutto. a volte mi restava una frase, un concetto, o poco più  ad un certo punto ho iniziato ad appuntarmi le cose più importanti. poco dopo ho pensato che era meglio farlo sul PC, poco dopo ancora ho pensato tanto vale mettere questi appunti online in modo che se a qualcuno interessano se li possa leggere e magari dirmi che ne pensa. per questo l'ho fatto, per me, e non certo perché pensavo di sapere tutto pretendendo d'insegnarlo.
ci sono arrivato da una altra via e per conto mio, alla conclusione di questo articolo, che dice che se si legge qualcosa si ricorda di più a prendere degli appunti dopo averne letto un ragionevolmente breve pezzo, piuttosto che a rileggere tutto quattro volte. naturalmente l'articolo è più approfondito e riporta diverse sorgenti per ulteriori approfondimenti, ma il succo è quello. 

quattro regole per parlare in pubblico

che si tratti di una riunione seduti attorno ad un tavolo con una mezza dozzina di persone, o di essere su un podio davanti a qualche centinaio di persone, le tecniche per trasferire in modo efficace il messaggio che si desidera trasferire cambiano di molto poco. ho ricevuto tantissimi consigli, anche un training tanti anni fa, ho osservato e cercato di imparare da diversi che reputo dei grandi "presentatori" i loro trucchi, ma sopratutto ho sempre mantenuto uno spirito critico quando mi capita di assistere a delle presentazioni. di recente ho fatto un incontro dove il relatore doveva trasferire un messaggio, piuttosto articolato, piuttosto noioso - lo ha detto lui, ma sono d'accordo, e questa non è una colpa sua - ed il risultato è stata la classica sessione soporifera. gli ho visto fare alcuni errori grossolani che hanno decretato il risultato non memorabile: il concetto è stato comunque trasferito, ma con la stessa efficacia che avrebbe avuto il semplice invio delle slide da leggere. peccato per il valore aggiunto che non c'è stato, e per il tempo impiegato, i tradizionali sessanta minuti.
lo ammetto, in quei sessanta minuti mi sono soffermato più sullo stile di presentazione che sul contenuto (tanto, è stato subito detto che il materiale sarebbe stato disponibile), e siccome tendo sempre a trovare una valenza nelle cose,  ho visto in maniera molto lucida alcune delle cose che ogni "bravo presentatore" dovrebbe sapere, o sapere evitare:

1. non leggere le slide

giusto per chiarezza, ripeto: mai, in nessuna circostanza, leggere le slide. va bene, diamo per scontato che si sia deciso di usare powerpoint (o equivalente, keynote, prezi, non cambia): è uno strumento a supporto, deve riprendere qualche concetto importante, deve enfatizzare qualcosa, deve illustrare, deve far fare qualche collegamento mentale per migliorare l'efficacia. andare sul podio e leggere le slide sminuisce il ruolo del presentatore, le slide possono essere lette da soli, prima, o dopo, comunque più rapidamente. se ci prendiamo la briga di presentare qualcosa, mettiamoci del nostro. se si vuole leggere - io tendo a evitare, ma è lecito farlo - ci si può preparare un foglio, degli appunti, dei "pizzini", per essere sicuri di non dimenticarsi un passaggio o un dato importante. 

2. poco testo, la slide come un'etichetta di vino

comprereste mai una bottiglia di vino con una etichetta tutta scritta con carattere piccolissimo ? io no. ripeto, la slide deve fornire un contesto, un qualcosa in più  una immagine mentale, la slide non è il discorso. pensate ad una etichetta di vino: contiene alcuni dati fondamentali (e, ok, per legge), ma il ruolo da protagonista non è dov'è stato fatto, o quanto contiene la bottiglia o la gradazione: è l'immagine, una collina, un disegno, un logo e quello che evoca. lo stesso vale per la slide: scrivere poco, lasciare la parte del leone ad una immagine. 
versione per non amanti del vino: non scrivere dentro una slide più di quello che si scriverebbe su una maglietta. 

3. mantenere il contatto visivo con il pubblico

fidatevi di uno introverso e che parla tendenzialmente poco: il pubblico "non morde". che vi piaccia o no, il pubblico è li ad ascoltare voi. se siete li, è perché evidentemente non era fattibile il mandare un'email o comunicare in altro modo. non siete li a leggere un messaggio con gli occhi su un foglio, oppure (orrore!) a dare le spalle al pubblico per leggere la slide che state proiettando (l'obiezione "eh, ma Jim Morrison dava le spalle al pubblico" non è valida): siete li a dare voi un messaggio e questo va dato guardando chi ci ascolta. voltarsi a leggere le slide proiettate è proibito, leggere a testa bassa sul vostro PC è da evitare, lo stesso se si sta leggendo un foglio, sul quale sono comunque ammesse veloci occhiate. guardate il pubblico, senza fissarvi con una persona sola, guardatelo tutto, da destra verso sinistra se siete attorno ad un tavolo e dalle prime alle ultime file se siete di fronte ad una platea. guardateli negli occhi, con naturalezza (ad un certo punto mi sono anche posto il problema se guardare l'occhio sinistro o destro: guardare la base superiore del naso, esattamente in mezzo agli occhi va benissimo). potete rivolgere tutta una frase ad un singolo, guardandolo, ma senza aspettarvi un vero contatto, passate tranquillamente a tutti gli altri; se siete a vostro agio ed è possibile potete muovervi fra il pubblico, anche sedervi. come preferite, ma mantenete sempre il contatto visivo con il pubblico. 

4. muoversi si, ma con con giudizio

muoversi va bene, con naturalezza. quelli che sul palco passeggiano nervosamente avanti e indietro mi riportano sempre all'immagine di un animale feroce in gabbia, o ad un vecchio film di un marito che aspetta fuori che la moglie partorisca. forse è l'errore meno grave, ma mi sento comunque di suggerire contro l'avanti-ed-indietro costante, personalmente lo trovo irritante e so che altri condividono la mia prospettiva. per quel che riguarda gesticolare mentre si parla, essendo italiano (siamo famosi per gesticolare un sacco quando parliamo, all'estero) mi rendo conto che fa parte del nostro modo di essere. attenzione a non esagerare però, altrimenti si corre il rischio che il pubblico (specie se non italiano) si ricordi più i nostri gesti che i nostri contenuti: "quell'italiano che gesticolava come un pazzo... ma che ha detto? mah?".

e voi, quali comportamento o modi di fare trovate più efficaci o irritanti nelle presentazioni che vedete ?

il valore del fallimento

di un libro che ho letto qualche anno fa (the four steps to the epiphany di steve blank) mi è rimasta particolarmente impressa una frase:

fallire va bene, a patto che l'intenzione sia di trarne un insegnamento

"screwing up is okay, as long as you plan to learn from it", se ricordo bene l'originale.  ce l'ho sempre abbastanza impressa ed oggi mi è ritornata in mente perche mi è capitato di rivedere questo vecchio spot della nike:



che a sua volta recita:

Ho sbagliato più di 9000 tiri nella mia carriera, ho perso quasi 300 partite, 26 volte hanno lasciato a me il tiro decisivo e l’ho sbagliato. Ho fallito più e più volte nella mia vita, ed è per questo che ho avuto successo.

e si potrebbe aggiungere il sempreverde "sbagliando s'impara" e chissà quanti altri modi di dire. io la vedo così: 

sbagliare significa escludere una modalità di fare qualcosa che non porta al risultato desiderato. piu modalità si escludono e piu si ha la probabilità di arrivare al risultato desiderato. 

vedo persone preoccupate di sbagliare, vedo "failure is not an option", parlo nell'ambito lavorativo, non questioni patologiche, e, capisco ambiente competitivo, capisco tutto, ma sbagliare fa parte del processo. naturalmente finche si ha intenzione di imparare dall'errore, altrimenti è solo tempo ed energia buttati.

negoziazione creativa

in linea di massima esistono due tipi di negoziazione: distributiva ed inclusiva- o, se suona meglio, competitiva e collaborativa.
pensando ad una torta, la negoziazione distributiva è quella in cui le due parti cercano di accaparrarsi una parte maggiore rispetto all’altro.
la negoziazione integrativa, al contrario, è quella in cui oltre alla torta si prendono in considerazione anche altri elementi, in altre parole si tende a giocare su un campo più grande, allargando la metaforica torta.
il primo modello, è quello che tutti conoscono: uno vince ed uno perde. uno è più e l’altro è meno contento. è la classica situazione di quando si compra casa. si negozia sul prezzo, chi acquista cerca di abbassarlo, chi vende cerca di tenerlo alto, non ci sono altre variabili in gioco. è facile arrivare ad una situazione di stallo, in cui chi compra non offre più di X e chi vende non è disposto a vendere a meno di X+Y: o uno dei due cede ad una certa quantità di torta, o l’affare va a monte. non c’è molta creatività che si possa aggiungere.
il secondo modello è quello in cui si può aggiungere elementi e creatività. sempre restando all’esempio di acquisto di una casa, supponiamo che ci siano in ballo anche possibili posto auto, uso di un campo da tennis, piuttosto che possibilità di cantina o solaio. sono tutte variabili che si possono aggiungere al pacchetto d’interesse primario (la casa). questi elementi possono avere una rilevanza che varia da acquirente ad acquirente: qualcuno sarà disposto a pagare qualcosa in più per l’uso del campo da tennis se è un appassionato, per qualcun altro sarà fondamentale avere una cantina, mentre l’accesso al campo da tennis è assolutamente irrilevante. il posto auto, specie nelle grandi città è un add-on molto popolare, indispensabile in qualche caso, ma chiaramente privo d’interesse per un acquirente che non ha la patente.
questo secondo modello è l’ideale per dare vita ad una negoziazione decisamente più creativa, ovvero una torta più grande su cui negoziare. in più, il bello è che mentre nel modello della negoziazione distributiva in linea di massima uno vince ed uno perde, nel modello della negoziazione integrativa entrambe le parti possono uscirne vincenti, o comunque fortemente soddisfatte.
sempre sull’esempio della casa pensiamo all’accesso al campo da tennis. può interessare moltissimo all’acquirente, il quale sarà ben disposto a pagare qualcosa in più per la possibilità di usarlo, ed allo stesso momento potrebbe essere di peso se non venduto, perché il venditore potrebbe trovarsi a dover contribuire al mantenimento: win-win se aggiunto al pacchetto in questo caso.
però potrebbe anche essere il contrario, ovvero a chi vende potrebbe tutto sommato non spiacere avere ancora accesso alla struttura tennistica, e chi compra essere solo marginalmente interessato.
questo ci suggerisce una strategia per aggiungere creatività:
documentarsi su cosa interessa alla controparte: il potenziale acquirente è uno sportivo ed adora il tennis ? val la pena sottolineare la possibilità per giustificare un prezzo appena più sostenuto. l’acquirente non guida ? meglio andargli incontro con un prezzo più basso e scorporando il posto auto. in questo modo si parte già con una offerta ben più creativa del semplice “questo è l’appartamento e questo è il prezzo”. partire con “so che è un grande appassionato di Tennis, ho incluso la possibilità di accesso alla struttura ed il posto auto nell’offerta iniziale” suona decisamente diverso e getta le basi per una negoziazione molto più articolata.
naturalmente la tecnica vale non solo per l’acquisto di una casa, ma per qualunque situazione in cui si sta negoziando.
è quindi importante documentarsi sugli interessi/priorità della controparte prima di intraprendere la prima mossa. ammesso che si stia per farla. ma vale anche per la contromossa e per tutte le fasi successive della negoziazione, che per essere creativa va vista nella prospettiva di allargare la torta includendo altri ingredienti/elementi che possono stravolgere - positivamente - la trattativa ed evitare di arrivare ad un punto morto.
ascoltare le argomentazioni della controparte, studiarne gli interessi ed incorporare ciò che si è imparato nella offerta e nelle controfferte è evidentemente qualcosa che se usato con efficacia può aggiungere alla negoziazione quella creatività che può far diventare la negoziazione una situazione win-win per entrambe le parti.
a chi vuole approfondire consiglio: five essential strategies for creative negotiations di Kandarp Mehta, l’articolo che, leggendolo, ha unito un sacco di puntini nella mia mente e mi ha fatto pensare di scrivere questo post.

cinque tattiche per prendere decisioni migliori

1. satisficers vs maximizers: i primi si accontentano di una decisione quando i loro criteri sono soddisfatti (prezzo, condizione, …), i secondi vogliono prendere la decisione perfetta. i primi pare siano alla fin fine più soddisfatti una volta che la decisione è stata presa (mi torna in mente l’impossibile ricerca della perfezione). tanto vale cercare di prendere le informazioni si, ma solo quelle in effetti necessarie: avute queste prendere la decisione e passare oltre.

2. less can be more: se sono tante le variabili da prendere in considerazione, concentrarsi su quella/quelle più importanti. quasi sempre sono sufficienti a prendere la decisione e le altre variabili si dimostrano superflue (è dimostrato).fidarsi del proprio istinto e non pensarci troppo.

3. tre tipi di intuizione: ordinaria, esperta, strategica. la prima è l’istinto, la seconda è basata sull’esperienza, è rapida e funziona in molte situazioni familiari. l’ultima (link) è più di una sensazione, è un pensiero molto chiaro, può essere molto lenta a materializzarsi e funziona bene per situazioni fuori dall’ordinario. attenzione perché strategica ed esperta sono antagoniste l’una dell’altra e vanno utilizzate in situazioni diverse: un problema familiare sarà facilmente affrontato con l’intuizione esperta, sicuramente efficace in una situazione relativamente conosciuta. ma attenzione a non tirare subito delle conclusioni troppo rapide basate sull’esperienza, specie in situazioni poco familiari.

4. fidarsi dell’esperienza - degli altri. vedi sopra. chiedere ad altri che hanno esperienza, che ci sono già passati resta sempre valido (versione lunga)

5. non tutto ha bisogno di una decisione - ovvero (esempio personalissimo) quando al ristorante mi arriva la domanda “avete già scelto?” ed io sono in dubbio fra due o peggio tre cose senza saper decidere. è perché sto cercando di applicare chissà quali criteri di scelta. alle volte una cosa vale l’altra, o semplicemente non val la pena pensarci troppo. 

(articolo originale, altri approfondimenti nel testo)

26 cose da sapere sulla gestione del tempo

riassumo quelle piu rilevanti per me: avere priorità - non fare multitasking, fare una sola cosa per volta - non cercare la perfezione, altrimenti non se ne esce - mettere le riunioni, specie quelle importanti, all’inizio della giornata, perche a ridosso di queste si combina poco e niente.

26 Time Management Hacks I Wish I'd Known at 20 from Etienne Garbugli @egarbugli

come risolvere il problema principale dei meeting

questo non l’avevo mai considerato: il conflitto d’interessi durante le riunioni consultative. la riunione consultativa (a differenza di quella informativa dove vengono solo fornite delle informazioni) è quella dove è previsto un consulto fra i partecipanti mirato a prendere collettivamente una decisione. il problema principale delle riunioni, secondo questo articolo è che, nel caso in cui sia un leader ad organizzare la riunione, c’è un conflitto di interessi fra l’autorità di chi organizza la riunione e la sua idea di quale dovrebbe essere la decisione da prendere. in altre parole, se si ha già una idea ben definita della direzione da prendere, sarebbe meglio evitare di chiamare una riunione per decidere, o, in alternativa, occorrerebbe dare la conduzione della riunione a qualcuno che non ha nessun fine se non quello di gestire la riunione (ora che ci penso è esattamente quello che fa il mio amministratore di condominio, che lascia gli altri scambiarsi fiumi di parole senza mai intervenire), e mettersi in mezzo a tutti gli altri partecipanti alla riunione - anche fisicamente, se possibile - e dire la propria esattamente come tutti gli altri.

(articolo originale)