La riunione, quella perfetta: esiste ?

Le riunioni possono essere un momento di grande produttività, possono servire a prendere decisioni condivise di grande importanza, possono essere un momento di motivazione collettiva e confronto. Ma diciamola tutta: possono anche essere uno sfacelo. Chi non è mai stato in una riunione e ad un certo punto ha avuto la sensazione o la certezza di star perdendo del tempo ? O la sicurezza della inconcludenza della riunione stessa ? O si è chiesto Cosa ci faccio io, perché sono qui ? O ancora Di cosa diavolo stiamo parlando ?

Eppure riunioni ne facciamo tante, probabilmente anche troppe. Di chi è la colpa per il tempo perso ? Cosa possiamo fare per migliorare la produttività in quelle occasioni ?
C'è da evitare il conflitto d'interessi, da stabilire una agenda dei punti di discussione, da invitare le persone giuste tenendo il numero al minimo, occorre guidare la riunione stessa e fare in modo da non perdere il filo, insomma gli elementi sono tanti.

Che fanno in questo senso i numeri uno di aziende di successo ? Ce lo dice Drake Baer (@drake_baer) in questo articolo che è stato ripreso da più testate:

9 tricks Elon Musk, Marissa Mayer, Jeff Bezos, and other top execs use to run meetings

Per Marissa Mayer (Yahoo) bisogna partire dai fatti per sostenere le proprie scelte ed affermazioni da usare per prendere decisioni. 

Vale tutto, purché ci siano i dati e non si debba perdere tempo a separare opinioni dai fatti. Evitare quindi di fare della assunzioni senza prima aver ricercato i dati o fatti. 

Sulla lunghezza dei meeting, la Mayer se ne frega dei classici 30 minuti (minimo) proposti dai principali calendari elettronici: dieci minuti sono più che sufficienti -pare- per molti dei suoi appuntamenti. Questo obbliga anche ad esprimersi rapidamente ed efficacemente.

Anche secondo Elon Musk (Tesla/SpaceX) la preparazione è fondamentale. In questa discussione su Quora uno dei suoi dice "Nessuna tolleranza per le stronzate: quando lo incontriamo siamo preparati. Se non lo sei, lui te lo farà notare subito."

Secondo i suoi "first principles"si lasciano perdere esperienze pregresse ed opinioni e si parte da fatti e dati inconfutabili. Pare che nella progettazione dei razzi SpaceX piuttosto che informarsi circa i costi dei componenti sul mercato usati per costruire prodotti simili, si sia partiti dai prezzi dei materiali, scoprendo alla fine che il costo dei materiali stessi era un fattore che contava per solo il 2% circa del prezzo. 

Larry Page, quando nel 2011 ha ripreso la leadership di Google, pare per prima cosa abbia mandato un memo su come fare bene le riunioni.

Il contenuto del memo è riassunto qui e dice che le riunioni dove si prendono le decisioni deve avere un unico decision-maker. Se questo non c'è la riunione non deve avere luogo. Le riunioni non dovrebbero avere più di 10 persone, e tutti i partecipanti devono dare il loro contributo. Chi non dà un contributo probabilmente non dovrebbe essere presente. Partecipare alle riunioni non è un privilegio, e chi vi partecipa deve essere puntuale. In ultima istanza, le decisioni non dovrebbero mai aspettare una riunione per essere prese. Se è così critica la decisione da prendere che richiede assolutamente un meeting, questo deve accadere immediatamente.

Per Jeff Bezos (Amazon) le decisioni sono la cosa più importante e uno dei suoi principi in questo caso è che quando qualcuno non è d'accordo con una decisione deve staccarsi dalla dinamica del consenso di massa - quella dinamica durante le riunioni per cui non si è perfettamente convinti di una cosa, ma tutti gli altri sembrano esserlo e quindi si tace - ed argomentare le proprie perplessità, anche se è difficile e stancante.
Una volta presa la decisione però, la si deve sposare in pieno e senza riserve.

Phil Libin (Evernote) fa partecipare una persona che con la riunione in questione non c'entra nulla.
La partecipazione è volontaria e non deve essere passiva: si fanno domande, si partecipa, anche se l'argomento è completamente al di fuori dell'area di competenza. E' un modo per avere una prospettiva esterna al gruppo di lavoro ed anche per dare a tutti la possibilità di assorbire conoscenza su parti dell'organizzazione con le quali non si è a contatto.
E' un concetto preso a prestito dalla marina, dove per avere una posizione di responsabilità in un sottomarino nucleare bisogna sapere delle mansioni di tutti. 

Ora sappiamo tutto su come fare la riunione perfetta ? Probabilmente no, ma queste sono tutte buone idee, laddove si riesca ad applicarle. 
Tu cosa fai per rendere la riunione più produttiva ? Cosa non sopporti che succeda ?