parlarsi di piu, scriversi di meno e meglio

E' di ieri la notizia che Ferrari chiede ai propri dipendenti di scriversi di meno e parlarsi di più:

Per incentivare una comunicazione più efficace e diretta è stato infatti deciso di limitare fortemente il numero delle email inviate. In particolare ogni dipendente Ferrari potrà inviare la stessa mail internamente solo a tre persone. L’utilizzo improprio della posta elettronica con decine di destinatari per email su argomenti che spesso non li riguardano è una delle principali cause di inefficienze e perdita di tempo nella vita lavorativa quotidiana nelle aziende. 

Decisione interessante, ulteriore conferma di come alle volte i mezzi informatici siano abusati o usati male dalle persone e, di conseguenza, non diano il risultato desiderato in termini di incremento di produttività. Anzi, sembra quasi che l'IT sia responsabile del contrario. Da una parte sono d'accordo sul fatto che l'uso di questi mezzi (estenderei anche a riunioni, web/video conference, ed altro) vada fatto in modo intelligente e quando necessario. Dall'altra non credo che una singola regola "calata dall'alto" possa risolvere la questione magicamente. 

A mio (modestissimo) parere sarebbe stato meglio spiegare ai dipendenti della Ferrari, farli riflettere sulla reale necessità di includere qualcuno in più in una email (chissà, probabilmente c'è lo stesso problema nelle riunioni?) o altra comunicazione, far comprendere loro qual'è il confine fra il mezzo informatico produttivo e quando questo diventa invece una perdita di tempo, confine che tra l'altro ritengo personalissimo. Poi potrebbero esserci casi in cui la regola dei tre destinatari abbia ogni motivo per essere bypassata. Se Montezemolo deve chiamare tutti i suoi collaboratori (ne vedo tredici sull'organigramma) per uno staff meeting (lui o chi per lui) che fa, li chiama tutti per telefono ?
A mio avviso è una risposta eccessivamente sbrigativa ad un problema più articolato.

Personalmente sono un grande fan delle email, è sicuramente il mio mezzo di comunicazione preferito: disturba poco, si legge/risponde quando si vuole, da dove si vuole, per determinate comunicazioni va benissimo, specie per comunicazioni informative. Vero è che se la comunicazione è troppo lunga, se necessita di spiegazioni, di una risposta immediata, di discussioni di gruppo, allora è meglio passare alla telefonata, o all'incontro di persona. Oppure in quei casi in cui c'è un palleggio avanti ed indietro di pareri discordanti in cui si inizia a commentare il singolo paragrafo o chiarire la presa di posizione, l'email mostra i suoi limiti come mezzo di comunicazione.

A chi non si è mai posto il problema di come utilizzare le email, a chi si vede arrivare dall'alto una direttiva come quella di Ferrari suggerisco, umilmente, il mio personalissimo decalogo (che poi sono nove) per trarre il massimo dalle email:

1. Inviare email solo quando necessario e solo a chi è effettivamente interessato

Chiedersi sempre: ce n'è bisogno? c'è un modo migliore per comunicare? tutti quelli a cui la sto inviando sono realmente interessati? ci sarà un'altra occasione migliore per comunicare/chiedere quello per cui sto scrivendo l'email ?
Si scoprirà che molte email che vengono inviate (e di conseguenza ricevute), in realtà sono superflue.

2. Usare To:, CC:, e Subject, e flag vari

Chiedo scusa se mi permetto, ma vorrei precisare che: nel campo To: ci vanno messi i destinatari della comunicazione, solo quelli a cui la comunicazione è diretta. Nel campo CC:  quello che "per conoscenza", dai quali non ci si aspetta una risposta. Quelli specificati nel campo CC: sono autorizzati a non rispondere, devono solo essere al corrente che una certa comunicazione è partita e basta. Il campo subject (questo sconosciuto, se mi è permesso) deve riportare un'idea del contenuto dell'email: se si cambia argomento di discussione, il subject va adeguato, pena il fatto che qualcuno leggendo, non si accorga che si è presa una decisione o c'è qualche altra questione o informazione. 
Facoltativo, ma utile: in alcuni sistemi di posta c'è il "alta priorità" e "bassa priorità". Il primo, troppo usato e troppo a sproposito: non può essere ad "alta priorità" un (è nella mia inbox al momento in cui scrivo) "ecco le minute della riunione". Il secondo invece bistrattato e poco usato, ma perfetto se il team in cui si lavora (è il mio caso) ha l'abitudine al venerdì dell'invio a tutto il team di un qualcosa di leggero o divertente.
Personalmente, ho nascosto la colonna col punto esclamativo rosso nel mio Outlook, i criteri di lettura li faccio io, non chi mi scrive.

3. Rispondere quando necessario/richiesto e solo a chi è necessario, non usare il reply-all

Non tutte le email necessitano una risposta. Meglio pensare prima se la risposta è necessaria, è richiesta ed è rilevante per tutti i destinatari a cui la stiamo per inviare. Se non si ha la certezza che "certamente, devo mandarla anche a X per il motivo Y", allora la risposta è che no, non è necessario inviarla anche a X.
Il reply-all va usato come se fosse a pagamento: un reply-all, dieci euro.

4. Evitare email troppo lunghe

E' vero che l'email resta agli archivi, ma se il contenuto è molto lungo/articolato meglio metterlo in altro formato, Word o Powerpoint, ed allegarlo (vedi punto 5). Il vantaggio è che si usa l'email solo per i commenti, sia Word sia Powerpoint offrono funzionalità di review/comment più sofisticate ed efficaci.

5. Se l'allegato è più grande di due,tre mega, chiedere prima

Se per il punto precedente o qualunque altro motivo si decide di inviare allegati, fare attenzione a quanto sono grossi. Una presentazione in Powerpoint oggi raggiunge facilmente i venti mega. Se qualcuno è in ufficio potrebbe non essere un problema ricevere l'allegato, ma in altre situazioni questo potrebbe intasare mailbox o creare altri disagi e, sopratutto, non essere letto. Meglio chiedere prima. La taglia varia può variare, per me oltre i sei mega non è mai concepibile.  Meglio usare servizi di file sharing: dropbox, ge.tt, o simili possono essere un'opzione, e spesso le grandi aziende mettono a disposizione internamente sistemi di "appoggio" documenti e files che, in più, hanno il vantaggio che i documenti restano li ed è più facile trovarli.

 6. Passare alla telefonata/incontro in caso di confronto che continua dopo la terza email

Dopo un po l'email perde di leggibilità, si perde di vista il nocciolo della questione. Se si vuole continuare via email con un nuovo subject (vedi punto 2) a discutere di altro va bene, ma alle volte ci si perde in un ping-pong di pareri. Meglio il telefono se si è in due. E' più immediato, più articolato e, specie in caso di conflitti, permette anche di confrontarsi su qualcosa che non si ha voglia di mettere per iscritto.

7. Passare alla riunione quando più di tre persone hanno qualcosa da argomentare 

Come il punto precedente, ma se si è in tanti, può valer la pena finire con l'email ed indire una riunione (fisica, virtuale, webconference, questo dipende dagli usi aziendali) finalizzata a discussione e prendere decisione. Per convocare le persone vale sempre la regola del punto 1.

8. Passare alla telefonata se è davvero urgente

Ad una persona che conosco, dopo cena è iniziato a piovere acqua dal soffitto nella stanza da letto (sopra quella stanza c'è un bagno). I proprietari del piano di sopra erano via ed ho suggerito di contattare l'amministratore di condominio pensando che avrebbe saputo come gestire questi casi di urgenza. La persona ha mandato una email all'amministratore di condominio (pur avendo il numero di cellulare). Nel migliore dei casi l'email sarebbe stata letta l'indomani mattina. Meglio una telefonata in questi casi, come anche in molti meno gravi (per inciso il problema dell'acqua si è poi risolto da solo).

9. Non leggere mail le email per prima cosa alla mattina

Tempo fa per me iniziare a lavorare al mattino significava aprire il client di posta e leggere le email, in ordine cronologico. Spesso mi rendevo conto di avere impiegato la mattina solo a leggere e rispondere a qualcosa che avrebbe tranquillamente potuto aspettare (perché l'email può aspettare, ricordiamocelo, come al punto 8), sacrificando tempo in cui avrei potuto fare cose a più alta priorità - vedi anche la matrice urgenza-importanza a proposito di cosa fare prima. Io generalmente ed in linea di massima faccio le cose più importanti per prima cosa, in tarda mattinata leggo/rispondo alle email, le leggo nuovamente a metà pomeriggio, e nei ritagli di tempo la tengo d'occhio sul telefono, utile più che altro per sapere a quali rispondere prima.

Se qualcuno in Ferrari vuole passare questo memo al proprio interno si ritenga libero, ma a non più di tre destinatari!