Le regole di Schmidt per le email

Di comunicazione via email ne ho già parlato; quando Ferrari ha deciso di regolamentare l'utilizzo delle email con alcune (per me bizzarre) restrizioni ho fatto qualche riflessione e proposto un personale quasi-decalogo per un buon utilizzo della comunicazione via email. Della quale, ribadisco, sono un grande sostenitore. 

Di recente è spuntato fuori un altro quasi-decalogo, da parte di Eric Schmidt, CEO di Google. 

Anche lui, ha detto le sue nove regole di utilizzo:

Time: 9 Rules For Emailing From Google Exec Eric Schmidt

1. Rispondere rapidamente.
Non farlo significa rispondere "Sono sommerso e non so se e quando leggerò l'email, quindi devi restare in un limbo per un po'. In più, non mi sei simpatico". Ed in effetti, condivido il punto di vista.

2. Quando si scrive una email ogni parola conta, mentre la prosa inutile no. Essere chiari nello scrivere.
La chiarezza è fondamentale, lo sappiamo. Dopo aver letto "Writing that Works" di cui ho riportato qualche elemento in passato, ne sono ancora più convinto. Indipendentemente dal valido consiglio di Schmidt, io ricevo parecchie email dove alla fine mi domando "ma quindi ?". Di contro, mi sforzo di essere chiaro, contestualizzare, restando nell'essenziale. E ne vedo i risultati.

3. Ripulire regolarmente la inbox.
"Quando si apre un messaggio ci sono alcune opzioni: leggerne abbastanza da capire che non è necessario leggerlo, leggerlo ed agire subito, oppure leggerlo dopo (val la pena leggerlo, ma non è urgente). Scegliere subito fra queste opzioni, privilegiando le prime due. Ricordarsi l'acronimo OHIO, Only Hold It Once: se si sa cosa fare con il messaggio, farlo subito, altrimenti si finirà per leggerlo ancora ed ancora, ed è tempo perso al 100%"

4. Gestire le email a partire dalle più recenti. Alle volte sono altri ad occuparsi delle questioni.
Spesso, specie al ritorno dalle ferie, "faccio fuori" le email il più rapidamente che posso. Originariamente lo facevo dalle più vecchie. Poi ho capito che prima di rispondere è meglio leggere almeno la intera conversazione, perché spesso qualcuno ha già risposto. Se si parte delle più vecchie si rischia di dare risposte ridondanti o che non prendono in considerazione elementi più recenti. 

5. Ricordarsi di essere un router.
Quando nelle email ci sono informazioni utili, pensare a chi potrebbero essere utili. 
Aggiungo: farlo con giudizio, ed intelligenza, aggiungo io. Ho avuto un "corrispondente" che mi sommergeva ed ho finito per etichettare mentalmente come irrilevante tutto ciò che proveniva da quella parte.

6. Quando si usa il BCC (la copia conoscenza senza il destinatario visibile), domandarsi perché.
Ed usarlo solo se c'è un motivo. Ad esempio: quando in un "reply-all" si toglie qualcuno.
 
7. Non urlare.
Se bisogna urlare, farlo di persona. VIA EMAIL E' TROPPO FACILE. 
E, aggiungo io, per fortuna lo ho visto fare molto poco.

8. Facilitare il controllo del seguito. 
Quando si ha bisogno di tener traccia di qualcosa, aggiungersi in copia ed etichettare la copia ricevuta come "follow-up". Questo faciliterà recuperare la richiesta originale. In caso di necessità reinviarla con una nuova nota "E' fatto questo ?" 
Io preferisco passare al telefono, ma mi rendo conto che se fossi il CEO di Google una seconda email probabilmente funzionerebbe altrettanto bene.

9. Facilitare il recupero delle informazioni per il futuro. Ricevendo qualcosa che potrà servire in futuro, inoltrarla a se stessi con le parole chiave rilevanti.
Pensare a come, in futuro si potrebbe andare a cercare qualcosa. 
Ad esempio (ci ero arrivato) se cerco nella mia inbox trovo facilmente "preventivo muratore estate 2012", "coordinate conto banca personale", "documenti detrazione infissi" e così via...