altre regole per email efficaci

Di comunicazione via email ho già scritto qui (ed un po anche qui), ma sembra che l'argomento susciti ancora molto interesse. Mi capita un articolo con altri consigli, il cui titolo assicura:

Scrivere email che raggiungono i risultati desiderati (inglese)

Scrivere email, dice, è come comunicare da dentro un barattolo chiuso, la controparte non può vedere il body language (che in casi come questo può addirittura sovvertire o mettere in forte discussione il linguaggio verbale), o nel caso di piccole dimenticanze come il subject che manca (è successo a tutti, no?) lasciano intendere distrazione o poca cura, quando magari non è così.

Riporto di sana pianta i consigli per un più efficace utilizzo dell'email - poi, ad ottenere i risultati desiderati ce ne corre - ma con i miei, di commenti.

1. MAI dare cattive notizie via email.

Sarebbe l'ideale, ma alle volte non c'è altro modo. Piaccia o no, in certe situazioni (lontane dal mondo ideale) non è sostenibile dare le notizie di persona o per telefono. Facciamocene quindi una ragione. Anche se, come ho già detto (qui, punto 8), quando possibile usiamo il telefono.

2. Personalizzare il subject

Già detto anche questo (qui, punto 2), riporto quanto scritto: "Il campo subject (questo sconosciuto, se mi è permesso) deve riportare un'idea del contenuto dell'email: se si cambia argomento di discussione, il subject va adeguato, pena il fatto che qualcuno leggendo, non si accorga che si è presa una decisione o c'è qualche altra questione o informazione."

3. Conoscere la controparte

Scrivere secondo lo stile che il lettore potrà apprezzare. Molto dettagliato se la controparte apprezza i dettagli, piuttosto che un succinto sommario o andare dritti al punto se questa è la preferenza dell'altro. Sbagliare questo significa che l'altro non leggerà o non capirà l'email; un buon punto di partenza, specie se si sta rispondendo ad una email è di mantenere lo stesso stile della comunicazione alla quale si sta rispondendo.

 4. Rendere facile all'altro il fare ciò che si richiede.

Specificare il punto richiesto, fare la domanda specifica chiusa (si/no), se si richiede qualcosa di più articolato buona idea suggerire uno schema di cosa e come farlo. Non mischiare troppe cose, il rischio è di confondere chi legge.

5. Usare parole per esprimere body language e tono della conversazione.

Sempre l'articolo originale, dice: per uscire dal vaso chiuso ermeticamente usare parole che aiutano il lettore a comprendere il mio stato mentale, ad esempio "sono molto felice di leggerti" all'inizio dell'email per far capire la positività all'altro. Qui mi sento di fare una precisazione: Va bene, ma solo se è davvero sentito, e solo se è davvero il caso. Personalmente non apprezzo particolarmente, o per lo meno con me non raggiungono di sicuro l'effetto desiderato le email di perfetti sconosciuti che iniziano "Caro Marco, sono davvero felice di...". Come faccio ad essere "caro" se praticamente non ci conosciamo ? E davvero felice, cosa significa, che senza il davvero l'altro è felice per finta ? E così via. 
In altre situazioni, invece funziona bene e credo che il fattore di successo sia il rapporto già esistente e la genuinità del sentimento. Ho ricevuto bellissime email grondanti di felicità per la nascita dei miei figli, ad esempio. 
Attenzione quindi al consiglio dell'articolo originale che dice "essere positivi nella prima riga dell'email equivale a sorridere entrando nella stanza", il rischio è di entrare nella stanza con la maschera.

Teniamoci le email per quello che sono: un mezzo di comunicazione comodissimo, elettronico, freddino ma efficace, sopratutto asincrono. Personalmente, ne sono un sostenitore, specie di quelle corte e che vanno dritte al punto, non per forza telegrafiche.